تعربف الحاسوب

تطبيقات وبرامج الحاسوب
ومجالات الإفادة منها في مؤسسات المعلومات
الدكتور ابراهيم اجغل

الحاسوب هو جهاز الكتروني قابل للبرمجة وله القدرة على استقبال البيانات ومعالجتها وإخراج نتائج عملية المعالجة، ويؤدي الحاسوب دوره هذا بتناغم تام بين المعدات (Hardware) و البرمجيات (Software). ولقد تطرقنا في مقالات سابقة إلى مكونات الحاسوب المادية، فضلا عن الأجهزة المرتبطة به. وفي هذا المقال سيتم التركيز على جانب البرمجيات Software وهي تطبيقات مبرمجة بلغات الحاسوب المختلفة وتمثل حلقة الاتصال بين الجهاز والمستخدم، و بدون البرمجيات يتعذر على المستخدم العادي التعامل مع أجهزة الكمبيوتر. ولقد تطورت البرمجيات بشكل متزامن تقريبا مع المعدات لتزيد من فاعلية وانتشار استخدام الحاسوب الشخصي في مختلف المجالات. ويمكن النظر إلى جانب البرمجيات في الحاسوب على انه يتكون من لغات البرمجة، ونظم التشغيل والبرامج والتطبيقات.
لغات البرمجة Programming Languages
لفهم لغات البرمجة بشكل دقيق، يجب أولا فهم آلية عمل الحاسوب، فالحاسوب هو جهاز الكتروني يعتمد في عمله على العناصر الالكترونية (ترانزستورات) التي تطورت إلى (الدوائر الالكترونية المتكاملة)، وهي شرائح رقيقة من مادة السيلكون تحتوى على الآلاف من الترانزستورات. اذا التواصل مع الحاسوب لا يمكن ان يتم إلا من خلال هذه العناصر، وبالتالي من الصعب توجيه الحاسوب باستخدام لغة لا يفهمها إي كانت هذه اللغة. ان منطق عمل الحاسوب يعتمد على وجود شحنة كهربائية في العنصر الالكتروني او عدم وجودها. تصور هذه الكرات تمثل مجموعة من العناصر الالكترونية.

الكرات باللون الأسود تمثل العناصر التي تحتوي على شحنة كهربائية، اما التي باللون الأبيض فهي عناصر خالية من الشحنة. وعلى تعقيد جهاز الحاسوب إلا انه لا يفهم او يستجيب إلا لهذه الحالة فقط وجود او عدم وجود شحنة في احد العناصر (On، Off). وعليه حتى نتمكن من التحاور مع الحاسوب، لابد من وجود لغة مشتركة يفهمها الحاسوب، ويفهمها الإنسان في الوقت نفسه. وهذه اللغة وجدت ضالتها في نظام عددي يعرف بالنظام الثنائي Binary System. وهو نظام عددي يتكون من رقمين فقط هما (0،1) وهذا النظام يحاكي تماما مبدأ عمل الحاسوب، إذ اعتبر العدد(1) هو حالة وجود شحنة (On)، و العدد (0) هو حالة عدم وجود شحنة (Off). عودة إلى مثال الكرات :

1 0 1 0 1 1 0 1
عندها يمكن القول إننا حصلنا على طريقة للتحاور مع الحاسوب التي ستمكننا من توجيهه لتنفيذ مختلف العمليات. بوجود لغة مشتركة أطلق عليها لغة الآلة. ولقد تطورت لغات البرمجة مع تطور الحاسوب، لتستجيب إلى متطلبات المبرمجين والمستخدمين لتنفيذ برامج متنوعة تخدم المستفيدين، ويمكن تتبع مراحل تطور لغات البرمجة على الوجه الأتي:
1. لغة الآلة
لغة الآلة Machine Language هي مجموعة من الشفرات التي تتكون من سلسلة الأعداد في النظام الثنائي، وسميت بهذا الاسم كونها اقرب إلى فهم الآلة منها إلى الإنسان. ولقد استخدمت شفرة مقاربة لمفهوم لغة الآلة في أجهزة التلغراف إذ كانت عملية إرسال واستقبال الرسائل تعتمد على (.) النقطة و (-) إذ كانت النغمة القصيرة تعني نقطة والنغمة الطويلة تعني (-) . لكن عمل الحاسوب أكثر تعقيدا من التلغراف، لذا تطلب الأمر تصميم شفرة قياسية للغة الآلة، للتعبير عن الرموز والحروف والأرقام، التي من خلالها يمكن تنفيذ وتوجيه عمل الحاسوب، لحل مشكلة معينة. ويمكن القول، ان لغة الآلة هي اللغة الوحيدة، التي يمكن استخدامها مباشرة في الحاسوب، أي أن الشخص الآمر-المبرمج- يلقي الأوامر إلى المأمور-الحاسوب- بلغة الطرف الثاني-اللغة الثنائية- وهذا يقتضي بطبيعة الحال أن يتعلم الشخص الاول، لغة الآلة أي أن يتقن المبرمج لغة 0، 1. إذن يتكون البرنامج المكتوب بلغة الآلة، من أرقام ثنائية تعبر عن التعليمات ومواقع الذاكرة والبيانات الضرورية لحل مشكلة معينة، لذلك فإن أي لغة آلة تتكون من مجموعات0،1 ولكن طريقة تنظيمها تختلف من نوع حاسوب إلى آخر فمثلا تعليمة لغة الآلة التي تقوم بجمع 8 إلى القيمة الموجودة في المراكم تكون على الشكل التالي:
10100000 00001000
8 DDA
2. لغات التجميع
لغة التجميع Assembly Languages هي لغة تستخدم اختصارات معبرة من اللغة الانجليزية لتعبر بها عن العمليات الأولية التي يقوم بها الحاسوب مثل إضافة Add وحفظ Store وطرح Sub وغيرها، و لأن هذه اللغة تستخدم كلمات مختصرة من اللغة الانجليزية فإنها تحتاج محولا لكي يحولها إلى لغة الآلة وهو ما يسمى المجمع Assembler الذي يقوم بتحويل لغة التجميع إلى لغة الآلة، كي يفهمها الحاسوب ويستطيع تنفيذها ، وبالرغم من تقليل المجهود على عاتق المبرمج للقيام بعمليات البرمجة، إلا أنه ما زالت توجد مشقه عند حل أبسط المسائل، لأن ذلك يتطلب معرفه وكتابه العديد من التعليمات. وهذا ما دفع المبرمجين للتفكير في لغات أخرى تقلل المجهود الكبير اللازم لكتابه التعليمات، فكانت لغات البرمجة ذات المستوى العالي .
3. لغات المستوى العالي
لغات المستوى العالي High Level Languages هي تلك اللغات التي تكتب باستخدام بعض الكلمات الإنجليزية العادية في معانيها، حيث يقوم كل أمر منها بتنفيذ العديد من الواجبات، وهذه اللغات كسابقتها تحتاج إلى مترجمات Compilers التي تقوم بتحويل التعليمات والأوامر إلى لغة الآلة ليفهمها الحاسوب. وتستخدم هذه اللغات العلاقات والعوامل الرياضية المتعارف عليها . مثال على ذلك Sum = A + B + C
وتعد هذه اللغات سهله ومرغوبة من وجهه نظر المبرمجين بالمقارنة بلغات التجميع ولغة الآلة، وذلك لسهوله كتابتها وفهمها. وإمكانية حل المشاكل باستخدامها ، ومن أمثله هذه اللغات الباسكال Pascal الفورتران Fortran البيسك Basic الخ... ومن المعلوم أن عمليه تحويل البرنامج من لغة ذات مستوى عال إلى لغة الآلة تستهلك وقتا، لذلك تم تطوير نسخ من لغات المستوى العالي، تستخدم برنامج مفسر Interpreter والذي يقوم بترجمة الكود سطرا سطرا أثناء التنفيذ. وبالرغم من أن البرامج المترجمة الناتجة من عمليه الترجمة باستخدام المترجم Compiler تكون أسرع في التنفيذ، عن البرامج التي تستخدم المفسر Interpreter إلا أنه يفضل وجود نسخه من اللغات تعمل باستخدام المفسر، وذلك لسهوله التغيير والحذف والإضافة والتصحيح، وبعد الانتهاء من كل التعديلات والوصول إلى نسخه نهائيه، فأنه يتم استخدام المترجم لترجمة البرنامج وانتاج نسخه تنفيذيه حتى تكون أسرع في التنفيذ عند تشغيلها على الحاسوب.
4. لغات البرمجة المرئية
البرمجة المرئية Visual Programming هي عبارة عن أسلوب جديد للبرمجة، تستخدم فيه برامج مساعدة لتصميم واجهة الاستخدام ( الأزار والنصوص .. ) وربطها بالشفرة البرمجية، وتسمى هذه البرامج المساعدة ببيئة التطوير المدمجة Integrated Development Environment IDE. . في السابق كانت البرامج تستخدم ما يسمى بسطر الأوامر Command Line أو المحث، فكان يظهر البرنامج في صورة عدة أسطر ثم يتوقف ليقول لك .. أدخل اسمك ثم اضغط مفتاح Enterولم يكن له وظيفة إلا انتظارك لتدخل أسمك ثم يكمل عمله طبيعيا، أما الآن ومع الواجهات الرسومية، تظهر أمام المستخدم عشرات الأزرار والخيارات والقوائم وغيرها، ولا يمكن للبرنامج أن يتوقع ما الذي سيحدث في الخطوة التالية، لذا فإن البرنامج يقسم إلى عدة وظائف ينفذ كل منها عندما يحدث ما يسمى بالحدث، نقرة الزر مثلا تعد حدثا، ضغط أحد المفاتيح يعتبر حدثا، الاتصال بالإنترنت يعتبر حدثا، كل هذه تعد أحداث، وتسمى الدالة التي تعمل عند حدوث الحدث بالدالة الحدثيه أو الدالة المرتبطة بالحدث. من أشهر بيئات التطوير الرسومية Visual C++ و Visual Basic و Visual J++ و Delphi و Borland C++ و Borland C++ Builder و Java Builder وغيرها الكثير، وتستخدم هذه البرامج نسخ محسنة من لغات البرمجة العادية والقديمة وتدمجها في بيئة التطوير الخاصة بها، لذلك فإن Delphi مثلا ليست لغة برمجة بمعنى الكلمة، وإنما هي بيئة تطوير تستخدم لغة محسنة من Pascal تتميز بميزات الكائنات وميزات أخرى فيطلق عليها مجازا لغة Delphi.
البرامج Program
لقد أتاحت لغات البرمجة المرئية الفرصة أمام المبرمجين المحترفين على بناء مجموعة كبيرة من البرامج. تختلف في حجمها و وظائفها ودرجة تعقيدها، ولا يسعنا هنا التفريق بين البرامج على اساس الوظيفة او الهدف او درجة التعقيد كونها واسعة جدا. لكننا وجدنا ان العاملين في مؤسسات المعلومات، بحاجة إلى تصنيف البرامج على أسس أخرى وهي الحرية والاحتكار، لوجود نقص في المعلومات في هذا الجانب، ولأهمية هذا الموضوع، في قوانين حماية الملكية الفكرية بالنسبة للمصنفات الرقمية.
1. برامج حرة
هي البرمجيات التي يمكن استخدامها، ونسخها، ودراستها، وتعديلها، وإعادة توزيعها بشروط قليلة او بدون أي قيود. الحرية من قيود تعد جزء مركزي من الفكرة، على عكس البرمجيات المحتكرة. الطريق المعتاد لتوزيع البرمجيات كبرمجيات حرة هو ترخيصها للمتلقي تحت رخصة حرّة (أو وضعها للملكية العامة)، وتوفير الشفرة المصدرية لها إي إنها مفتوحة المصدر Open Source . ويجب التفريق بين مفهوم البرمجيات الحرة Free Software وبين البرمجيات المجانية Freeware. فالمجانية هي متوفرة بدون مقابل، لكنها بشكل عام محتكرة وليست حرّة. حيث لا يحصل المستخدمين بالضرورة على حرية استخدامها، ونسخها، ودراستها، وتعديلها، وإعادة توزيعها. دون شروط. كما أن شفرتها المصدرية قد لا تنشر ، وقد لا يسمح بتوزيع النسخ المعدّلة منها مثال على ذلك نظام Winisis الذي يوزع مجاني بدون شفرته المصدرية فهو نظام مجاني لكنه محتكر. وعلى هذا الأساس تتوافق البرمجيات التجارية بشكل كامل مع البرمجيات الحرة، حيث أن منع بيع البرنامج يعد مخالفا لتعريف البرمجيات الحرّة.
وطبقا لمؤسسة البرمجيات الحرة يجب أن توفر البرامج الحريات الأربع التالية ليطلق عليها لفظ "حرّة":
• الحرية 0: حرية استعمال البرنامج لأي غرض.
• الحرية 1: حرية دراسة وتعديل البرنامج.
• الحرية 2: حرية نسخ البرنامج وتوزيعه مساعدة الاخرين.
• الحرية 3: حرية تطوير البرنامج وتحسينه، وإصدار تحسيناتك وإظهارها للعالم.

2. برامج محتكرة
تقوم بعض شركات البرمجيات بتطوير العديد من البرامج والتطبيقات، وتعمل على تسويقها تجاريا بتراخيص قانونية، لكنها تحتفظ لنفسها بحق الاحتكار الذي يعني عدم السماح لاي جهة بإجراء التعديلات والتحديثات عليها. بمعنى إنها لا تتيح شفرة المصدر التي يمكن من خلالها إجراء التعديلات. وتعد شركة مايكروسوفت اكبر الشركات المحتكرة للبرمجيات بدأ من نظام التشغيل Windows والتطبيقات الاخرى. ولقد تعرضت هذه الشركة إلى عقوبات قانونية بسبب هذا النهج، كلفتها مبالغ ضخمة جدا. واهم أوجه الاحتكار هي قيام الشركات بإنتاج أنظمة لا تسمح لبرامج الشركات المنافسة العمل عليها. وكانت شركة Sun Microsystems قد اتهمت مايكروسوفت بالتعمد في إنتاج نظام لا يمكن للمنتجات المنافسة أن تعمل من خلاله. وتقول شركة صن إن مايكروسوفت تحاول تهميش لغة جافا وذلك بإصدار نظام تشغيل ويندوز جديد يستخدم في نحو 90 بالمائة من أجهزة الكومبيوتر الشخصية في العالم لكنه غير متوافق مع برامج لغة جافا (Java). يذكر أن مايكروسوفت اضطرت لاحقا إلى إجراء عدد من التنازلات خلال النظر في قضية منع الاحتكار، التي أقامتها ضدها الحكومة الأمريكية. وكان الهدف من إنتاج برامج لغة جافا استخدامها في جميع أنواع الكومبيوترات الشخصية، بغض النظر عن نظام التشغيل الذي تعمل به. وتعارض مايكروسوفت جافا منذ عدة سنوات، خوفا من احتمال تأثيرها على احتكارها لأنظمة تشغيل ويندوز، وأدرجت نوعا من أنواع جافا في أنظمة تشغيلها لا يعمل بشكل جيد مع أنظمة تشغيل أخرى عدا ويندوز. ورفضت مايكروسوفت في بداية الأمر إدراج جافا في نظام تشغيل أكس بي الذي أطلقته العام الماضي، لكنها تراجعت فيما بعد و وضمنته في برنامجها الذي أصدرته عام 2004.
3. البرامج الجاهزة
يقصد بها تلك البرامج التي تتيح للمستخدم القيام بتنفيذ العديد من المهام والتطبيقات بالاعتماد على وظائف جاهزة يدعمها النظام، دون الحاجة في كثير من الأحيان إلى القيام بجهد برمجي، وغالبا ما تحقق هذه البرامج طموح المستخدمين قللي الخبرة في مجال التعامل مع لغات البرمجة. لذا فان تلك الوظائف عادة تظهر للمستخدم على شكل خيارات، يمكن استخدامها اذا تطلب الأمر في إي مرحلة من مراحل العمل. لتحقيق غاية المستخدم.
التطبيقات
تعد التطبيقات أهم البرامج الجاهزة الموجهة لخدمة المستخدمين في تنفيذ اعمال محددة، وبخيارات متعددة، مثل معالجة النصوص وتصميم المواقع وتنفيذ العمليات الإحصائية.. وغيرها من المهام، وسنركز على مجموعة التطبيقات التي تصدرها شركة ما ميكروسوفت، ضمن مجموعة المكتب المعروفة باسم (Microsoft Office)، كونها الأكثر فائدة إلى مؤسسات المعلومات والمكتبات في تنفيذ خدماتها وإجراءاتها وكالآتي.
1. نظام معالجة النصوص Word
أن نظام Word بإصداراته المختلفة هو أحد التطبيقات الجاهزة لغرض معالجة النصوص وهو أحد مكونات مجموعة مايكروسوفت المكتبية Office Microsoft ويعد نظام متعدد اللغات ، صمم من أجل الاستفادة من مميزات نظام تشغيل الويندوز فضلا عن المميزات الإنتاجية المتوفرة في مايكروسوفت وورد نفسه ، فهو يجمع بين المميزات المصممة خصيصاً لمن يعملون في بيئة مختلطة عربية أو أوربية .
ومن هذه المميزات :
1. اللغات المتعددة حيث يمكن للورد XP التعامل مع أكثر من لغة في أن واحد من حيث التصحيح الإملائي والنحوي .... وبناء النص المزدوج.
2. إمكانية مزج فقرات ذات اتجاهين من اليمين ومن اليسار .
3. إعداد جدول ثنائية اللغة .
4. توفر قاموس ثنائي اللغة ويعد إمكانيات هذا القاموس من ضمن التحسينات التي أضفتها شركة مايكروسوفت للورد .
5. إمكانية بناء النص المترابط بالاعتماد على وظيفة الارتباط التشعبي.
6. إمكانية التدقيق الإملائي والنحوي والتصحيح التلقائي .
7. فرز وترتيب النص العربي .
8. إمكانية التعامل مع التقويم الهجري والميلادي .
9. استخدام أسلوب وآلية للبحث عن النص واستبداله .
10. أنماط مختلفة لترقيم الصفحات والفقرات .
11. إظهار علامات التشكيل وإخفاؤها بسهولة كبيرة .
12. تصميم صفحات للنشر على الإنترنت بيسر وسهولة .
13. استرداد الملفات في حال حدوث أي عطل في البرنامج أو الجهاز .
14. إمكانية استيراد وتصدير الملفات من برامج وأنظمة وتطبيقات أخرى .
15. مخططات جاهزة وأشكال هندسية تساعد المستخدم في إبداع عمله .
16. إمكانية إصلاح النص المقطوع .
17. إبراز عرض الملفات واستردادها من خلال جزء المهام .
18. فضلا عن كل ذلك يمكن النظام المستخدم من بناء نماذج نصية لمختلف الاغراض اعتمادا على نماذج جاهزة وتصاميم مختلفة.
وبالرغم من ان نظام word هو معالج نصوص يستخدم لمختلف الاغراض التي يراد منها بناء نص، إلا ان مؤسسات المعلومات يمكن ان تستخدمه في تنفيذ العديد من المهام والوظائف التي من شأنها ان تحسن خدماتها باتجاه المستفيدين ومن هذه المهام:
1. تنفيذ المخاطبات الرسمية بين المؤسسة والمؤسسات الاخرى.
2. طباعة نماذج بطاقات الفهرس البطاقي.
3. تنفيذ نشرة الإحاطة الجارية.
4. تصميم الإعلانات وقوائم الإضافات الجديدة.
5. تنفيذ القوائم الببليوغرافية وكشافات الدوريات.
6. تنفيذ هويات الإعارة وإشعارات الكتب المتأخرة.
7. تنفيذ القوائم الإحصائية وقوائم الجرد السنوية الخاصة بعمل المؤسسة.

2. نظام Excel
الأكسل Excel هو برنامج جداول بيانات ( تنتظم فيه البيانات داخل أعمدة وصفوف ) تم تصميمه لغرض تحليل الإعداد والبيانات، ( وصمم أساسا لإغراض المحاسبة والمالية )، وذلك ليحل محل الآلة الحاسبة وصفحات الدفاتر المحاسبية المجدولة بما يسهل التعامل مع الأعداد والمعادلات والنصوص، مع تمكين المستخدم من تقديم عمله بصورة منسقة ومنمقة. عادة ما نحصل على نظام أكسل كجزء من منظومة المكتب office ) ) الذي تنتجه شركة مايكرو سوفت ومنظومة office تشمل مجموعة برامج منها word و PowerPoint وهي تعمل تحت نظام windows بإمكانك استخدام أكسل للقيام بأعمال محاسبية بسيطة مثل تسجيل المشتريات اليومية للمنزل أو إنشاء ميزانية معقدة ( سواء من ناحية حجمها أو المعادلات المستخدمة فيها ) للشركة التي تعمل بها . يسمى كل ملف تكونه في اكسل مصنفا، ( book ) يمكننا اعتبار ملف ومصنف ومستند تشير إلى نفس المعنى. فقد يكون هنالك بشركة ما مصنفا للميزانية وأخر لحركة المخازن ومصنفا أخر للجرد السنوي وهكذا. يحتوي المصنف على عدد من الأوراقworksheets ) ) فالورقة هي ما تظهر على الشاشة عند تشغيل أكسل، وهي المكان الذي تسجل فيه المدخلات، فمثلا في مصنف يخص الرواتب فقد تخصص الورقة للبيانات الأساسية للموظفين بينما تخصص الصفحة الثانية للضرائب المستحقة حسب الشرائح. إلا أن اكسل يسمح لك باستخدام أجزاء مختلفة من نفس الورقة لتسجيل البيانات.
ويمكن ان يستخدم العاملون في مؤسسات المعلومات هذا النظام لتنفيذ العديد من المهام والوظائف التي تخدم المؤسسة في المجالات الآتية :
1. بناء نسخة رقمية من سجل التزويد يسمح بالبحث السريع باستخدام إي جزء من البيانات الببليوغرافية للكتاب.
2. تنفيذ الموازنة السنوية للمؤسسة.
3. تنفيذ جداول إحصائية بعدد المستفيدين وحركة مصادر المعلومات.
4. تنفيذ نظام الرواتب الخاص بالعاملين في مؤسسة المعلومات.
5. تصميم الرسوم البيانية التي تعكس نشاطات المؤسسة خلال مدة زمنية محددة.
6. تصميم جداول بقوائم جرد موجودات المؤسسة.
3. نظام PowerPoint
هو نظام مخصص لبناء العروض التقديمية، لمختلف الاغراض باستخدام الشرائح (السلايدات). والذي يمكن من خلاله الدمج بين النص والصورة والصوت ولقطات الفيديو في وحدة موضوعية واحدة. فضلا عن توفيره لآليات عرض للشرائح، بتقنيات حركة مختلفة. وبالنظر لسهولة الاستخدام والميزات العديدة التي يتمتع بها النظام، فلقد استخدم في مجالات متنوعة، خاصة في مجال التعليم والدعاية والإعلان. فضلا عن استخدامه في إي ظرف يتطلب تقديم عرض للمعلومات بحضور جمهور من المشاهدين. ويمتاز هذا النظام، بكل مميزات مجموعة المكتب. فضلا عن ميزة فريدة وهي إمكانية تصميم عرض تقديمي وتحويله إلى قرص مدمج، مع توفير إمكانية تشغيله على إي جهاز حاسوب، بغض النظر عن وجود او عدم وجود النظام فيه. ويوفر هذا النظام فرص عديدة لمؤسسات المعلومات للإفادة منه في تنفيذ المهام الآتية:
1. تصميم برنامج وسائط متعددة لتعليم استخدام المكتبة او مرافق مؤسسة المعلومات.
2. الإفادة منه في مجال التدريب والتعليم المستمر للعاملين في مؤسسة المعلومات.
3. يمكن الإفادة منه في مجال تصميم نشرة الإحاطة الجارية التي تعتمد على وجود شاشات عرض تستعرض صور أغلفة مصادر المعلومات الجديدة دون الحاجة إلى تحويلها على ورق.
4. تصميم عرض تقديمي يعكس نشاطات المؤسسة خلال مدة زمنية محددة.
5. تصميم عروض تقديمية لاغراض تسويق المعلومات.

[4. نظام Access]
هو نظام لإدارة قواعد البيانات من تطوير شركة مايكروسوفت. يأتي مرافقا لحزم مايكروسوفت أوفيس Microsoft Office كجزء منها بدأً من اصدار عام 1997. وله واجهة رسومية. يتميز النظام بقدرته على استدعاء البيانات من نظم مختلفة لقواعد البيانات، كقواعد بيانات أوراكل و SQL و أي قاعدة بيانات مفتوحة الاتصال (ODBC). يستعمله مطورو البرامج وعلماء البيانات لصنع قواعد بيانات معقدة، و وصلها مع مختلف أنواع البرامج المستدعية، وينطوي تحت ذلك البرامج الكائنية وبرمجيات الإنترنت. بينما يستطيع المبتدئون أن يستعملوه لصنع قواعد بيانات صحيحة أو إنشاء تقارير عنها، يستعمل أكسس في مؤسسات المعلومات والمكتبات، كما تستفيد منه الشركات ذات النسب المرتفعة في الزبائن لإدارة سجلاتهم، وأيضا يكثر استعماله عند الشركات الحكومية التي تتعامل مع الناس بكثرة. وباختصار أكسس هو بوابة لحفظ الملايين من المعلومات بحيث يمكن استدعائها للإطلاع أو التعديل عليها في أي وقت. يمكن لبرنامج أكسس أن يدرس في المدارس لصفوف المرحلة المتوسطة وذلك لسهولة التعامل معه. وبشكل عام يمكن لمؤسسات المعلومات توظيف النظام لاغراض بناء قواعد بيانات في المجالات الآتية:
1. بناء نظام ادارة الافراد والرواتب.
2. بناء قاعدة بيانات بمختلف مصادر المعلومات.
3. بناء نظام إعارة المصادر.
4. بناء قواعد بيانات يتم استدعائها في مواقع المؤسسة على الانترنت.
5. نظام FrontPage
هو نظام يصدر عن شركة مايكروسوفت، مرفقا مع بعض إصدارات مجموعة برامج المكتب Microsoft office ، وهو موجه لاغراض تصميم صفحات الإنترنت، وقد صمم بطريقة سهلة تجعل من المستخدم قادرا على تصميم المواقع والصفحات التي قد يرغب في نشرها على الإنترنت، بسهولة ومرونة عالية، حتى في حالات التي يجهل فيها المستخدم التعامل مع لغة HTML. لكن معرفة هذه الخبرة يمكن ان تؤدي إلى تصميم مواقع حرفية أكثر. من مميزاته قدرته على استدعاء قواعد بيانات Access، واستقبال البيانات بطريقة النسخ واللصق من التطبيقات الاخرى. فضلا عن ذلك فأن النظام يوفر واجهة رسومية، ونماذج جاهزة للمواقع التي يمكن الإفادة منها لاغراض التدريب او لاستخدامها في تطوير مواقع وصفحات جديدة. يخدم هذا النظام مؤسسات معلومات في الجوانب الآتية :
1. بناء وتصميم مواقع المؤسسة مع إمكانية نشرها على الانترنت.
2. إمكانية الإفادة منه في تصميم برامج التعليم الالكتروني وبرامج التدريب أثناء الخدمة.
3. يصلح لتصميم برامج تعليم استخدام المكتبة للمستفيدين.
نظم خزن واسترجاع المعلومات
هناك بعض البرامج والنظم، مصممة خصيصا للإفادة منها في عمل المكتبات ومؤسسات المعلومات، خاصة في مجال خزن واسترجاع المعلومات. وهي في الغالب نظم جاهزة تراعي مستوى العاملين في مؤسسات المعلومات والمكتبات في مجال البرمجة. ويمكن ان تستخدم هذه البرامج من قبل العاملين في تلك المؤسسات بعد المرور بدورة تدريبية تمكنهم من التعامل معها والإفادة منها في تطوير الخدمات المقدمة للمستفيدين او في تبسيط إجراءات معالجة مصادر المعلومات. وسيتم التركيز هنا على ثلاث نظم تعد الأكثر استخداما في مجال عمل المكتبات على المستوى العربي. وكالآتي:[color:9aef=#FF9933]
1. نظام Winisis
إن المنظمة العالمية للتربية والعلوم والثقافة (UNESCO) عملت على دعم تطوير نظام خاص بالتوثيق الالكتروني للمعلومات عرف: (CDS\ISIS).
Computerized Documentation Service/Integrated Set of Information System
وفي عام 1995 وبعد انتشار استخدام نظام التشغيل Windows طورت منظمة اليونسكو النظام للعمل في بيئة نظام التشغيل Windows. إذ ظهر الإصدار 1.3 عام 1998، ثم تلاه الإصدار 1.4 عام 2001 الذي قدم دعم للغة العربية . ثم أصدرت المنظمة مؤخرا الإصدار 1.5. الذي يقدم دعم كامل للغة العربية. في بيئة نظام التشغيل Windows XP بعنونة ذاكرة 32 بت. وشاع استخدام مصطلح Winisis للدلالة على مفهوم CDS/ISIS For WINDOWS. ويعد هذا النظام رزمة برمجية جاهزة توفر العديد من الوظائف والبرامج الفرعية التي تعمل بتكامل تام للسيطرة على قواعد البيانات التي يتم بنائها على النظام.
وبالرغم من الإمكانات الكبيرة التي يقدمها النظام في مجال بناء قواعد بيانات خاصة بمتطلبات عمل مؤسسات المعلومات، إلا انه يعد من الأنظمة البسيطة في متطلباتها المادية لاغراض التشغيل. ولضمان أفضل أداء يكفي توفر المتطلبات الآتية في الحواسيب الشخصية المستخدمة لاغراض الحوسبة:
 معالج بنتيوم بسرعة 100 ميغاهرتز أو أعلى.
 ذاكرة الوصول العشوائي بحجم 16 ميغابايت أو أعلى.
 قرص صلب بحجم 5 غيغابايت أو أعلى يحتوى على مساحة خالية بحدود 40 ميغابايت.
 شاشة ملونة VGA بدقة عرض 600x 800.
 نظام تشغيل windows يفضل إصدار Millennium أو احدث.
 دعم نظام التشغيل للحرف العربي لمؤسسات المعلومات العربية وأينما وجدت حاجة لاستخدام اللغة العربية.
 مشغل أقراص ليزرية.
 مشغل أقراص مرنة.
 منافذ USB.
مميزات النظام
مقارنة مع الأنظمة الأخرى يتمتع نظام WINISIS بميزات فريدة على صعيد الإتاحة والدعم الفني.ومن هذه الميزات:
 لا يحتاج إلى خبرة برمجية لبناء قواعد البيانات.
 يقدم دعم للغة العربية والفرنسية والاسبانية ويمكن ترجمة واجهات النظام إلى أي لغة أخرى، مع متطلبات خاصة للغات التي تكتب من اليمين إلى اليسار.
 توفر الأدلة الإرشادية والتعليمية الخاصة به من خلال موقع اليونسكو.
 يدعم برامج التعاون بين المؤسسات من خلال بناء شبكات المعلومات.
 يوفر العديد من تركيبات عرض البيانات القياسية الجاهزة.
 له القابلية على تراسل البيانات واستقبالها من برامج مجوعة Office.
 يمكن تدريسه بسهولة لطلبة أقسام المعلومات والمكتبات.

2. نظام Genisis
هذا النظام تدعمه اليونسكو، وهو موجه لتنفيذ عمليات تحويل قواعد البيانات إلى مكتبات رقمية، وهناك إصدارين للنظام الاول باسم Genisiscd المخصص إلى تجهيز محتوى المكتبات الرقمية على أقراص مدمجة. والإصدار الثاني باسم Genisisweb والذي يمكن من خلاله نشر المكتبات الرقمية على الانترنت. لذا يمكن لمؤسسة المعلومات التي تكون قد أكملت متطلبات الحوسبة، باستخدام نظام Winisis، وأصبح لديها قواعد بيانات مثل قاعدة بيانات الفهرس او الدوريات او إي نوع اخر من مصادر المعلومات. فان برنامج Genisis يعد الأنسب لتنفيذ عملية التحول إلى البيئة الرقمية. للأسباب الآتية :
3. برنامج مجاني تدعمه منظمة اليونسكو، ومتاح للتحميل من خلال موقع المنظمة.
4. يدعم اللغات الانكليزية، والفرنسية، والاسبانية، فضلا عن اللغة العربية.
5. برنامج مفتوح المصدر يمكن تطويره وتعديله لمتطلبات البيئة الرقمية المحتملة.
6. سهل الاستخدام ولا يحتاج إلى تداخل برمجي.
7. يسمح باستقبال البيانات المخزنة في نظام Winisis بسهولة، مع قدرة عالية للحفاظ عليها.
8. متاح بإصدارين الاول Genisiscd لتحويل المكتبات الرقمية المنجزة على قرص مدمج . والثاني Genisisweb لتحويل المكتبات الرقمية المنجزة إلى الانترنت.
9. يوفر إمكانية لاستقبال المعلومات بالنص الكامل وبمختلف انواع معالجات النصوص.
10. يدعم محرك بحث خاص به سهل الاستخدام ويدعم البحث في محتوى النص الكامل باستخدام العوامل البوليانية.
3. نظام Greenstone
يعد من البرامج التي تدعمها المنظمة العالمية للتربية و العلوم والثقافة UNESCO لتحويل محتوى قواعد البيانات والملفات النصية إلى مكتبات رقمية متكاملة ويسمح بتحويل تلك المكتبات على أقراص مدمجة أو نشرها على الانترنت. ويتمتع هذا البرنامج بخصائص عديدة من أهمها:
1. يدعم النظام واجهات عمل بالغات عديدة منها اللغة العربية ويسمح ببناء مكتبات رقمية لمحتوى نصي للوثائق والمستندات بمختلف اللغات.
2. يدعم النظام عمليات تحويل قواعد بيانات نظام CDS/ISIS بإصدارات DOS و WINDOWS. إلى مكتبات رقمية.
3. يسمح النظام ببناء مكتبات رقمية بالنص الكامل.
4. يوفر النظام إمكانية تصفح تماثل متصفحات الانترنت.
5. النظام متاح للتحميل على الموقع http://www.greenstone.org.
6. سهل الاستخدام ولا يتطلب خبرة برمجية لتنفيذ عملية بناء المكتبات الرقمية.
7. يعد من البرامج مفتوحة المصدر والذي يمكن تعديله لمتطلبات المستخدم.
8. يوفر النظام آلية لتحميل الملفات النصية من الانترنت مباشرة.
9. يسمح النظام بنقل محتوى المكتبات الرقمية إلى الأقراص المدمجة ويمنحها إمكانية التشغيل الذاتي.
10. يسمح النظام بنشر المكتبات الرقمية على شبكة الانترنت.
11. يوفر النظام آلية بحث متطورة لأغراض استرجاع المعلومات باستخدام العوامل المنطقية.